21世紀型の実践するプロジェクトマネジメントを推進するプロジェクトマネジメントの社会起業家集団を目指す企業です。

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プロジェクトマネジメントのワン・ツー・スリー

まずは簡単なところからプロジェクトマネジメントを体験したいですよね。

会社で新商品展示会のイベントを行うことになりました。ここにプロジェクトマネジメントを取り入れることを考えていきましょう。

イベント開催プロジェクトをマネジメントする簡単なロードマップ

PMロードマップ.png

プロジェクトは、始まりと終わりがある期限が決まった活動です。

プロジェクトを進めるに際しては、「立上げ」、「計画」、「実行」、「監視・コントロール」、
「終結」の5つのプロセスがあります。

プロジェクトの立上げ

  • プロジェクトを実施する理由
  • 誰が
  • いつ
  • どこで
  • 誰のために
  • 何を行うのか

を明確にしたプロジェクト定義書を作成します。

関係者から情報を収集して、プロジェクトの中身を段階をおって、詳細に定義していきます。プロジェクト定義書があれば、関係者が一目でプロジェクトの概要を知ることができます。

プロジェクトの計画

  • 誰が
  • いつまでに
  • 何を行うのか
  • 何を作るのか
  • いくらかかるのか

を記述したプロジェクトマネジメント計画書を作成します。これがあれば、誰が、いつまでに、何をすればよいのかが、明らかになります。

プロジェクトの実行

このプロセスは、実際にプロジェクトの作業を行うところです。

関係者とコミュニケーションをとったり、計画と実践を比較したり、問題の対処など、実行に伴うマネジメント作業があります。

プロジェクトの監視とコントロール

実際の進捗具合を計画書と照らし合わせ、

  • 予定より早いのか・遅れているのか
  • 予定より費用がかかっているのか・予算内で終わりそうなのか

をチェックします。作業の進捗具合を把握することができます。そして、必要に応じて是正作業をすることができるのです。

終結

プロジェクト作業を行えば、それで終わりというわけではありません。

今回のプロジェクトに関係する資料、また今回のプロジェクトからの教訓を次回のプロジェクトのために記録します。

そうすることで、また同じようなプロジェクトを実施するときに、過去の経験を活かすことができます。

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトの規模や重要度、経験値に応じてマネジメントすればよいのです。難しく考えずに、できるところから始めましょう。

考えてみよう

営業部に所属する新田沙織は、2か月以内に、新入社員向けの営業部のオリエンテーション・プログラムを作成し、第1回のオリエンテーションを実施するプロジェクトに割り当てられました。

このプロジェクトをどのように進めるのか、タスクリストを作成するまでのプロセスを新田沙織と一緒に考えてみましょう。

立上げ:作業の定義

  1. プロジェクト情報の収集→過去に行った似たようなプロジェクト、関係者からの情報収集
  2. プロジェクト情報の文書化→プロジェクト定義書の作成
  3. プロジェクトへの承認→プロジェクト実施への承認をもらう

計画

タスク一覧表.png

図をクリックすると拡大します

  1. 作業の洗い出し
    →何をするのか
  2. 作業の構造化(ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー(WBS)の作成)
    →大きな作業から具体的な作業への落とし込み
  3. 作業の所要期間の見積り→詳細な作業の作業期間の見積り
  4. 作業順序の設定→作業間の関係を考慮した作業順序の設定
  5. 担当者の割当て→誰が作業をおこなうか
  6. 予定表の作成→作業の開始日、終了日の設定
  7. コストの見積り→コスト計画書の作成
  8. タスク一覧表の作成

実行

このタスク一覧表を基にプロジェクトの進捗をマネジメントしていきます。

たとえば、急に3日間の出張が入りました。第5週目に予定していた作業ができそうもありません。

さぁ、新田沙織はどうすればよいでしょうか?

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